АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА ВЫБИРАЕТ 1С
Академия народного хозяйства - это целый городок на Юго-Западе Москвы. Здесь гостиницы, магазины, библиотека, имеющая свою автоматизированную систему, административные здания. Не так давно в конференц-зале городка прошла церемония вручения Владимиру Путину звания Почетного академика.
Здания Академии соединены волоконно-оптической сетью протяженностью 4,5 км. Она имеет пропускную способность 100 Мб/с и управляется 8-ю серверами на базе
Pentium II и Pentium III с частотой 300-350 МГц и оперативной памятью 64 Мб. Серверы работают под управлением Novell NetWare. В сеть объединено более 600 рабочих мест, ее администрированием занимается группа из 4-х технических специалистов.Один из серверов полностью отдан под решение задач бухгалтерии, и надо сказать, что он почти не простаивае, ведь на балансе Академии находится более 200 тысяч объектов учета, значительная часть которых, таких как книги и компьютеры, регулярно перемещаются внутри организации. В Академии работает более двух тысяч штатных сотрудников, плюс к этому внештатые, работающие по договору. В среднем ежемесячно на каждого работника проводится от четырех до восьми расчетов, что в сумме составляет более 36 тысяч записей. А всеми этими расчетами в Академии занимаются только 5 человек.
Как правило, заработная плата сотрудников складывается из бюджетной части и разовых надбавок, размер которых определяет расчетная часть бухгалтерии. Изменения в тарифной сетке и штатном рассписании находятся в ведении отдела кадров. На основе данных этих двух отделов и производится расчет заработной платы. Одной из функций бухгалтерии является также отслеживание движения материальных ценностей, амортизация которых, рассчитывается особым образом.
Планирование и управление финансами также специфично, поскольку Академия имеет как бюджетные, так и внебюджетные поступления.
Естественно, что такой объем рассчетов невозможно производить "вручную", поэтому некоторое время в Академии использовалась автоматизированная система, разработанная в компании "Информационные Технологии". Система, работавшая на АРМах, прослужила несколько лет, но даже развиваясь, она успела устареть. Дело в том, что она была построена на старой версии
FoxPro, и замаячивший впереди 2000-й год грозил обвалом системы. А помочь было практически некому, так как поставщика решения - компанию "Информационные Технологии" уже некоторое время "трясло" от постоянной текучки кадров. К тому же используемая система со временем обросла многочисленными "заплатками", а потому стала уже совершенно не похожа на первоначальную версию, и перешла в разряд нетиражируемых продуктов.Весной 1999 года окончательно созрело решение о необходимости приобретения новой системы автоматизации хозяйственной деятельности. Руководство Академии оказалось перед выбором. Автоматизированная системанные технологии". нная в компании "Информацио, предлагаемая компанией "АйТи" казалась дороговатой, системы
Scala и Platinum имели направленность на работу со специальными фондами, а продукт фирмы "Галлактика" - чересчур тяжеловесен. Выбор пал на систему, предлагаемую компанией "1С".Предпочтение системы "1С:Предприятие 7.5" кроме цены обусловили несколько моментов. Это возможность ведения практически всех расчетов организации, в том числе комплексные в условиях бюджетного и внебюджетного финансирования. Система имеет удачное решение по управлению базами данных, а также открытые и ясные связи с
Microsoft Office, в частности, c Excel и Word. Немаловажная черта выбранного продукта - преемственность новых версий по отношению к предыдущим.В числе плюсов системы - возможность дополнения ее базовой модели уникальными модулями заказчика, которые по силам дописать заказчику совместно со специалистами, сопровождающиего систему франчайзи. Такие дополнения как бы "вживляются" в готовую структуру, исключая надобность в переписывании основного модуля. Хотя, в "1С:Предприятие 7.5" есть практически все необходимое для организации такого масштаба, как Академия народного хозяйства.
Система является гибким инструментом с открытым дружестенным интерфейсом, благодаря чему специалисту с ней работать совсем не сложно. К сильным сторонам относится также удобная работа с реквизитами, связями, простой способ добавления новой информации.
Кроме всего перечисленного, "1С:Предприятие" исправно работает в огромном количестве организаций на всей территории России, что создало продукту хорошую репутацию. И немаловажно то, что система имеет хорошее сопровождение.
Договор на поставку "1С:Предприятие" был заключен с франчайзи "1С" - компанией "Комкон-Центр", которую знают в Академии народного хозяйства уже 4 года. Специалисты "Комкон-Центра" хорошо знакомы с предметной областью, многие из них имеют соответствующие специализации аттестаты.
В данном случае представители заказчика совместно со специалистами "Комкон-Центра" выступили в роли постановщика задачи. Это оказалось правильным, так как, если идти путем написания заказчиком технического задания, то шансов, что система окажется успешной, весьма немного. Практика показала, что схема будущей системы лучше всего и быстрее вырабатывается непосредственно в диалоге поставщика решения и заказчика.
Вообще, системы подобного масштаба выходят на штатный режим работы в течение двух лет . Сначала производится разработка и перенос расчетов со старой системы, затем, в течение года - опытная эксплуатация и добавление всех необходимых модулей, и еще несколько месяцев - окончательная доводка, или "наведение глянца".
Так, в апреле 1999 года начались совместные работы специалистов Академии с "Комкон-Центром" по переводу расчетов на платформу 1С. Этот этап конфигурирования и разработки новых модулей продолжался около полутора месяцев вплоть до частичного запуска системы в опытную эксплуатацию. С 1-го января текущего года в течение трех месяцев производилась опытная эксплуатация системы. К настоящему моменту выполнено внедрение по двум компонентам - "Бухгалтерский учет" и "Зарплата и Кадры".
Что касается части "Бухгалтерский учет", то к ней подключена уже значительная часть унаследованных от предыдущей системы фалов, предварительно конвертированных в формат
dbf. Данный процесс конвертаци требуется для нужд депонирования и кассы. Изначально в "1С:Предприятие" хорошо сделана выгрузка из базы данных - она производится со всеми контрольными точками.В части "Зарплата и Кадры" введены вспомогательные средства расчета зарплаты, счета-фактуры, технические схемы, основной журнал, а также созданы 45 документов и 10 дополнительных журналов.
Были разработаны и подключены к системе новые модули - учет финансовых средств, поступающих в виде платы от учащихся Академии, модуль планирования и управления финансами, поступающими из различных источников. С помощью последнего сегодня производится нормативное, сметное планирование и т.п.
Заново создан модуль расчетов за проживание в гостинице. После небольшой доработки он может быть растиражирован для использования в ведомственных гостиницах, что и планируется специалистами Академии.
Совместно с "Комкон-Центром" создается система организации эксплуатации хозяйства Академии. пл______________
_____________________________Для этого соответствующие решения адаптируются к базам данных системы "1С:Предприятие", происходит процесс конфигурирования, дописываются отдельные фрагменты модулей.В в части системы, касающейся расчета зарплаты, также пришлось сделать существенные изменения, которые однако не затронули базовый модуль. Специалисты Академии, эксплуатирующие систему отмечают в качестве положительного момента хорошую связь модулей бухгалтерии и расчета заработной платы. Это важно для построения комплексных расчетов, производимых в Академии, включающих поступления от бюджета и разовые надбавки.
Естественно, как и всякая система "1С:Предприятие 7.5" имеет не только положительные, но и отрицательные стороны. Во-первых, для ее нормального функционирования требуются только хорошие технические средства, а также устойчиво работающий
SQL-сервер. Во-вторых, администрирование системы достаточно сложно. Для работы с ней требуются только высококвалифицированные специалисты. Обязательно наличие хорошего франчайзи "1С", для осуществления технической поддержки и сопровождения.Кроме того, в качестве пожеланий, заместитель главного бухгалтера Академии, Александр Анатольевич Савенков выссказал следующее. Хотелось бы, чтобы вся система была сертифицирована, так как для облегчения взаимодействия с многочисленными проверяющими организациями необходим штамп "расчеты проведены сертифицированными средствами". Нужны более развитые средства для автоматизации переноса базы данных унаследованных систем, а также средства документирования структуры базы данных, в первую очередь для сравнения и контроля при ее сопровождении.
Нужна более подробная документация на модули, поддерживающие специальные способы конфигурирования системы. Специалисты Академии особенно остро это почувствовали, когда самим дописывали функции в модуль заработной платы. При этом алгоритм модуля пришлось восстанавливать только исходя из текста программы. Конечно, не каждый заказчик сталкивается с такой проблемой, однако опыт показал, что она существует
.Подводя некоторый итог, Александр Савинков отметил хороший уровень технической поддержки, оказываемой Академии "Комкон-Центром". За год работы не было ни одной потери данных. Однажды, когда случился сбой системы, из базы данных пропали 4 строки. Сотрудники Академии связались по электронной почте с "Комкон-Центром", переслали им профайл, и вскоре получили назад уже восстановленные данные. Таким образом все закончилось благополучно.
Последним штрихом в доводке системы было решение задачи расчета остатков в реальном времени. Однако до сих пор существует и их ручной учет. И по расчетам в целом также пока имеются большие "хвосты". Тем не менее бухгалтерия, с введением автоматизированной системы 1С почувствовала значительное облегчение - теперь отпала нужда брать часть работы на дом. В настоящее время Академия приступает к переходу на следующую версию системы - "1С:Предприятие 7.7".
В планах Академии - в ближайшее время полностью исключить ручной учет, открыть центр по обучению работы с бухгалтерскими системами, чтобы передать собственный опыт представителям других организаций. Для функционирования учебного центра уже все есть - и специалисты, и помещение, и гостиница.